Rapportage aanwezigheid en werking intern Risicobeheersings- en controlesysteem
Compliance
Het college van bestuur vormt het bevoegd gezag van Aventus. De taken, verantwoordelijkheden, inrichting en werkwijze van het college van bestuur zijn vastgelegd in de statuten, het bestuursreglement en de procuratieregeling. Aventus past de ‘Branchecode goed bestuur in het mbo’ toe. Scheiding tussen bestuur en toezicht en tussen bestuur en management is aangebracht.
De raad van toezicht houdt toezicht op het college van bestuur. De taken, verantwoordelijkheden, inrichting en werkwijze van de raad van toezicht zijn vastgelegd in de statuten en het reglement raad van toezicht.
De manier waarop Aventus vormgeeft aan de horizontale dialoog en diverse klachtenregelingen en -commissies voor externe en interne belanghebbenden is vastgelegd. Ook beschikt Aventus over vertrouwenspersonen en een klokkenluidersregeling.
Medezeggenschap is vormgegeven via de ondernemingsraad en de studentenraad. De regels die gelden voor verslaglegging worden daarbij in acht genomen.
Visie en beleid op risicomanagement
Risico’s zijn onlosmakelijk verbonden met het nastreven van doelen en het uitvoeren van activiteiten. Risicobewustzijn helpt bij het bepalen van een strategie gericht op het omgaan met onzekerheden en onverwachte tussentijdse ontwikkelingen. Risicomanagement gaat verder dan het in kaart brengen van risico’s. Om verantwoorde beslissingen te kunnen nemen, worden risico’s geanalyseerd en gewogen. Vervolgens wordt een aanpak gekozen om de risico’s te beheersen. Het is een proces dat continu doorloopt en een integraal onderdeel is van de planning en control cyclus.
Het raamwerk voor positionering en uitvoering van risicomanagement binnen Aventus is gebaseerd op het Three lines-model (zie afbeelding).
Risicomanagement
De ambities uit Aventus @2030 zijn onderdeel van de Kwaliteitsagenda 2024-2027, die Aventus heeft opgesteld. De ambities zijn uitgewerkt in doelen, activiteiten en resultaten die zijn opgenomen in een tweejaarlijkse uitvoeringsagenda en jaarplan.
De kansen, risico’s en mitigerende maatregelen die betrekking hebben op ambities en doelen die in het Aventus jaarplan staan, zijn onderdeel van de planning & control cyclus.
Op basis van een halfjaarlijkse rapportage waarin de realisatie van de ambities en doelstellingen uit het jaarplan worden verantwoord, zijn ook risico’s en (beheers)maatregelen opgenomen.
Het CvB en directeuren bespreken aan de hand van rapportages op sector en diensten niveau de voortgang van het jaarplan en de risico’s en maatregelen op operationeel, tactisch en strategisch niveau.
Beschrijving van de belangrijkste risico’s, onzekerheden en kansen
Teruglopende studentenaantallen
Aventus is de afgelopen jaren geconfronteerd met teruglopende studentenaantallen. Om het tij te keren wordt stevig ingezet op het voorkomen van tussentijdse uitstroom door extra begeleiding en aandacht voor studenten. Ook het aanmeld- en plaatsingsproces krijgt extra aandacht. Met deze extra inspanningen en op basis van de prognosetool van de MBO raad voor de sector is vooralsnog de verwachting dat het aantal studenten bij Aventus zal stabiliseren de komende periode.
Door een toename van BOL studenten en afname van BBL studenten is het gewogen aantal studenten enigszins gestabiliseerd. De ontwikkeling van studentenaantallen (al dan niet conjunctuurgevoelig) blijft een onzekere factor.
Interventies zijn ingezet om de organisatie en processen toekomstbestendig te maken zoals het opzetten van het programma Digitale Transitie.
Bij stijging of daling van studentaantallen is tijdige bijsturing van de formatie van groot belang om de baten en lasten in evenwicht te houden. Bij een daling van studentaantallen is het risico het grootst in de formatie voor het onderwijsondersteunend personeel, omdat zij minder flexibel meebewegen.
Kwaliteitszorg en -cultuur
De kwaliteit van het onderwijs is een belangrijke risicofactor. Het op orde houden of brengen van de onderwijsresultaten heeft prioriteit.
Op basis van een systematische en integrale beoordeling van de onderwijskwaliteit (de kwaliteitsmonitor) wordt passende sturing toegepast. Er zijn in 2024 aanvullingen gedaan op de kwaliteitszorg-systematiek met als doel om de kwaliteit van het onderwijs en kwaliteitsbewustzijn te verhogen
Onderwijs en digitale transformatie
De ontwikkelingen in de digitale transformatie zoals AI, chatGPT en robotisering gaan snel. Dit kan leiden tot risico’s en onzekerheden in bijvoorbeeld de toepassingen daarvan in het onderwijs. Die worden aangepakt door onder andere de inzet van blended coaches, Innoventus en het inrichten van een Center for Teaching & Learning (CTL).
Met de inzet op bovengenoemde activiteiten wordt het risico verlaagd dat Aventus de aansluiting op de digitale transformatie mist, hetgeen effect heeft op de organisatie- en onderwijsontwikkeling en op de eisen en wensen van de samenleving en arbeidsmarkt.
Informatiebeveiliging en Cybersecurity
Aventus heeft informatiebeveiliging en cybersecurity hoog op de agenda staan en treft de nodige maatregelen. Beveiligingssoftware is permanent operationeel. Cyberdreigingen en aanvallen op de Aventus infrastructuur worden gedetecteerd en geïdentificeerd, zodat adequaat op incidenten wordt gereageerd. Aventus wil zijn informatiebeveiliging verder planmatig verbeteren en past daarbij het volwassenheidsmodel informatiebeveiliging toe.
Net zoals andere mbo-instellingen nemen wij elk jaar een self-assessment (zelfevaluatie) af op basis van het NBA Toetsingskader Informatiebeveiliging en het SURF Privacy Toetsingskader. Voor het eerst is het self-assessment getoetst via de securityaudit van Deloitte. De uitkomst: wij hebben een realistisch zelfbeeld. We hebben een regieteam IBP om door te ontwikkelen naar niveau 3 van het NBA toetsingskader. We zijn hiermee op de goede weg.
Leven Lang Ontwikkelen en arbeidsmarktrelevantie
Aventus ziet dat er kansen liggen voor groei in de Stedendriehoek voor LLO-activiteiten. Een slagvaardig werkende organisatie is daarbij van belang. Het afstemmen van het onderwijsportfolio op de wensen en eisen van de student/werknemer, arbeidsmarkt, (onderwijs)instellingen en bedrijven in de regio is een voorwaarde om de kansen in de praktijk te kunnen verwezenlijken. De ondersteuning van de LLO-activiteiten met onderwijs en administratieve (backoffice)processen is onderhanden en bepaalt mede de relevantie en het succes van LLO in de regio.
Ook de afstemming in ons strategisch opleidingenportfolio en de arbeidsmarkttekorten is onderdeel van de planning & control cyclus.
Digitalisering en standaardisering processen
De processen van Aventus worden continu verbeterd (PDCA). Standaardiseren en verder digitaliseren processen in de kernsystemen ondersteunt een effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering.
Er is regievoering op het release en changeproces. Acties die hieruit voortvloeien worden breed geaccepteerd.
Kwantificering risico’s
Een precieze kwantificering van de risico’s in geld is naar de aard van de risico’s niet (goed) mogelijk. De financiële positie van Aventus is voldoende robuust om risico’s te kunnen opvangen. Dit blijkt met name uit een solvabiliteit van boven de 66,7% en de liquiditeitspositie, uitgedrukt in de current ratio, van 1,25 ruim boven de gehanteerde minimumnorm van 0,50.