Investeren publieke middelen in private activiteiten (beleidsregel)

Met ingang van boekjaar 2023 dient een onderwijsinstelling verantwoording in het bestuursverslag af te leggen over de toepassing van de Beleidsregel ‘Investeren met publieke middelen in private activiteiten’. De beleidsregel beschrijft zeven voorwaarden waar de private activiteit aan dient te voldoen. In de ongedateerde brief met kenmerk 49447179, die begin 2025 is ontvangen, wordt door de minister verduidelijkt hoe de beleidsregel dient te worden geïnterpreteerd voor het verantwoordingsjaar 2024.

Aventus heeft de opbrengstenstromen in de administratie geanalyseerd en gecategoriseerd naar publieke, dan wel (publiek)-private activiteiten. Aventus heeft als uitgangspunt dat alleen activiteiten worden uitgevoerd die passend zijn bij de maatschappelijke opdracht en in het verlengde van haar wettelijke taken liggen, die voortvloeien uit de Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB).

De beleidsregel geeft twee mogelijkheden om de omzet van de aangeboden activiteiten te verantwoorden. Enerzijds de integrale kostprijs en anderzijds op basis van een marktconform tarief. Aventus heeft gekozen om de integrale kostprijs voor alle activiteiten te hanteren. De loonkosten in de tarieven zijn gebaseerd op de hoogste trede in de voor de activiteit relevante schaal. Het overhead percentage is bepaald door de kosten op boekingsregel niveau te analyseren. De huisvestingslasten zijn in door een adviesbureau berekend en voor de calculaties aangevuld met de lasten van de organisatorische eenheid welke belast is met het in stand houden van het in gebruik zijnde vastgoed. De ICT kosten zijn opgenomen in de vierkante meter prijs.

Er zijn negen verschillende categorieën private activiteiten door Aventus geïdentificeerd waar sprake is van (gedeeltelijke) inzet van publieke middelen. In 2023 zijn zeven categorieën verantwoord, aangezien de categorieën Maatwerk BBL, Derde Leerweg en Contractactiviteiten als één categorie LLO zijn verantwoord. In 2024 zijn geen andere private activiteiten ondernomen dan in 2023.

Onderstaand zijn de negen categorieën gerangschikt naar omvang in 2024:

1. onderwijsroute

2. detacheringen personeel;

3. contractactiviteiten;

4. externe verhuur van ruimten;

5. maatwerk BBL;

6. ICT-kosten doorberekend aan derden;

7. vooropleidingen t.b.v. instroom mbo;

8. 3^e leerweg;

9. ontwikkelen lesmateriaal voor de private sector.

De verantwoording in het bestuursverslag over de publiek-private activiteiten vindt plaats aan de hand van een vijftal elementen, zoals genoemd in de beleidsregel, te weten;

1. de omvang van de baten;

2. de omvang van de geïnvesteerde publieke middelen en de mutatie daarvan in het verslagjaar;

3. een beschrijving van het (risico-)beleid en beheer;

4. een beschrijving van de juridische en organisatorische inbedding van de soort private activiteit, inclusief een beschrijving van de verantwoordelijkheidstoebedeling;

5. een beschrijving van de meerwaarde van de activiteiten voor de bekostigde wettelijke taak.

Omvang van de baten en geïnvesteerde publieke middelen (elementen a en b)

Aventus heeft in 2024 € 2,79 miljoen opbrengsten (2023: € 1,92 miljoen) ontvangen in het kader van publiek-private activiteiten. Om deze activiteiten te kunnen uitvoeren is € 2,68 miljoen vanuit publieke middelen (2023: € 1,87 miljoen) geïnvesteerd.

Uitgesplitst naar de negen categorieën, ziet dit er als volgt uit:

Risicobeleid en beheer (element c)

Aventus heeft voor haar activiteiten, onder andere een handboek LLO opgesteld, waarin visie en beleid zijn verwoord, en de (hoofd) processen en procedures zijn beschreven. Deze beschrijvingen zijn ook uitgangspunt voor de werkwijze, sturing en beheersing van alle publiek-private activiteiten die vallen onder de beleidsregel.

Voor alle private activiteiten geldt dat het risico op concurrentievervalsing en het risico dat investeringen in private activiteiten leiden tot het weglekken van geld voor de publiek bekostigde taak wordt gemitigeerd door het hanteren van een integrale kostprijs.

Juridische en organisatorische inbedding (element d)

Aventus heeft geen andere juridische entiteit ingericht voor haar private activiteiten. De scheiding publiek en private geldstromen en toerekening van kosten en opbrengsten wordt toegepast in de financiële administratie.

Vanuit de visie op private activiteiten zijn de als privaat te kenmerken activiteiten onderdeel van de reguliere organisatie en vallen daarmee onder verantwoordelijkheid van de directeuren van Aventus.

Meerwaarde van de activiteiten (element e)

Aventus voert alleen (publiek-) private activiteiten uit die passend zijn bij haar maatschappelijke opdracht en in het verlengde van haar wettelijke taken, die voortvloeien uit de WEB.

De activiteiten komen tot stand op basis van de vraag vanuit het werkveld. Veelal in samenwerking met het werkveld (bedrijven en instellingen) komen de trajecten tot stand. Deze samenwerkingen zijn van toegevoegde waarde voor het (door) ontwikkelen van het reguliere onderwijsaanbod en het gezamenlijk streven naar gekwalificeerd personeel op de arbeidsmarkt.

Onderstaand zijn de elementen c, d en e toegelicht op de activiteiten met de grootste omvang in baten.

De onderwijsroute (omvang € 1,2 miljoen)

(Risico-)beleid en beheer (element c)

De onderwijsroute zijn taakschakeltrajecten voor nieuwkomers. Op basis van contracten met de gemeenten in de Stedendriehoek (Apeldoorn, Deventer en Zutphen) zijn deze trajecten tot stand gekomen en een integrale kostprijsberekening is onderdeel van de totstandkoming van de overeenkomsten. Deze trajecten passen bij de maatschappelijke opdracht van Aventus.

Juridische en organisatorische inbedding (element d)

De onderwijsroute wordt uitgevoerd door de sector Basis en Lyceum. Binnen deze sector is veel expertise voor specifieke doelgroepen en toeleiding naar school en/of arbeidsmarkt.

Meerwaarde van de activiteiten (element e)

Na voltooiing van de onderwijsroute kunnen deelnemers instromen in het mbo. Daarmee creëert Aventus additionele instroom en leiden we op voor de drievoudige kwalificatieplicht van het mbo; het vak, een vervolgopleiding en goed burgerschap.

Detacheringen (omvang € 0,9 miljoen)

(Risico-)beleid en beheer (element c)

Detachering vindt altijd plaats door het vastleggen van de afspraken in een detacheringsovereenkomst. De inhoud en vorm van de overeenkomst is afhankelijk van de afspraken met de inlener. De sector directeur is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van de betreffende medewerker. HR is verantwoordelijk voor het vastleggen van de afspraken in het contract, het vastleggen van het contract in de HR-administratie en het doorgeven van de facturatiegegevens aan de financiële administratie.

Juridische en organisatorische inbedding (element d)

Betreft veelal maatwerk (individueel) en uitgangspunt is dat dit op basis van werkelijke loonkosten plaatsvindt. Voor een aantal detacheringen geldt vanuit de inlener een vast tarief (dat hoger ligt dan de loonkosten) en bij de overige detacheringen wordt standaard een kosten dekkende administratie toeslag van 5% (2023: 5%) in rekening gebracht

Meerwaarde van de activiteiten (element e)

Detacheringen bij Aventus worden met name gerealiseerd in verband met de aanwezige expertise welke ingezet kan worden bij samenwerkingspartners. De samenwerking zorgt voor het verdiepen en verbreden van de expertise van de betrokken medewerkers waarmee waarde wordt toegevoegd aan Aventus en/of aan het regionale/landelijke netwerk.

Inleners zijn instellingen of organisaties die nauw verbonden zijn met het mbo. De overeenkomsten die worden afgesloten in het kader van detacheringen omvatten in ieder geval de werktijdfactor, de duur van de detachering en de financiële afspraken. De detacheringsovereenkomst wordt door beide partijen en de betrokken medewerker ondertekend en vastgelegd in de HR-administratie.

Contractactiviteiten (omvang € 0,3 miljoen)

(Risico-)beleid en beheer (element c)

Aventus heeft voor haar activiteiten in het kader van leven lang ontwikkelen (LLO), wat bestaat uit maatwerk trajecten BBL, derde leerweg en contractactiviteiten, onder andere een handboek LLO opgesteld, waarin visie en beleid zijn verwoord, en de (hoofd) processen en procedures zijn beschreven. Deze beschrijvingen zijn ook uitgangspunt voor de werkwijze, sturing en beheersing van de publiek-private activiteiten die vallen onder de beleidsregel.

De processen beschrijven de werkzaamheden van offerte tot evaluatie van de trajecten. Er zijn calculatiemodellen opgesteld om te bepalen of de uitvoering in ieder geval kostendekkend is. Hiermee wordt het risico op financieel verlies gemitigeerd. De uitkomsten uit de analyse van het jaar 2024 worden meegenomen bij de vaststelling van de tarieven voor 2025

Contractactiviteiten worden door diverse sectoren uitgevoerd en betreffen onder andere EHBO, BHV, capaciteitstesten, lasopleidingen en worden op basis van een calculatie/offerte gefactureerd.

Juridische en organisatorische inbedding (element d)

De overeenkomsten, die worden afgesloten met private partners worden onder andere getoetst op verantwoordelijkheden, financiële risico’s en de voorwaarden die Aventus stelt. Aventus heeft een mandaat- en procuratieregeling waarin is vastgelegd welke functionaris de overeenkomst mag tekenen en de bedrijfsjurist toetst alle overeenkomsten op relevante wet- en regelgeving.

Contractactiviteiten zijn veelal onderdeel van een opleiding maar zijn te klein in omvang om een aparte civiele waarde als een 3e leerweg certificaat aan toe te kennen. Bedrijven en instellingen hebben echter wel behoefte aan deze activiteiten.

Vanuit de visie op private activiteiten zijn de als privaat te kenmerken activiteiten onderdeel van de reguliere organisatie en vallen daarmee onder verantwoordelijkheid van de directeuren van Aventus. De onderwijsteams voeren de private trajecten uit. Aventus werkt met een portefeuillehouderstructuur en een onderwijs- en dienstendirecteur beheren de portefeuille. Afstemming vindt plaats in het portefeuillehouders overleg met relatiemanagers en teammanagers. Daarnaast is er een werkgroep LLO om de bedrijfsvoering processen verder te optimaliseren. Hieronder worden de belangrijkste publiek-private activiteiten nader beschouwd.

Meerwaarde van de activiteiten (element e)

De activiteiten in het kader van leven lang ontwikkelen zoals maatwerktrajecten, derde leerweg (WEB), contractactiviteiten en het ontwikkelen van lesmateriaal voor private partijen komen tot stand op basis van de vraag vanuit het werkveld. Veelal in samenwerking met het werkveld (bedrijven en instellingen) komen de trajecten tot stand. Deze samenwerkingen zijn van toegevoegde waarde voor het (door) ontwikkelen van het reguliere onderwijsaanbod en het gezamenlijk streven naar gekwalificeerd personeel op de arbeidsmarkt.

Overige private activiteiten

Aventus voert alleen (publiek-) private activiteiten uit die passend zijn bij haar maatschappelijke opdracht en in het verlengde van haar wettelijke taken, die voortvloeien uit de WEB.

Voor Externe verhuur ruimten en doorberekende ICT kosten aan derden geldt dat dit een vergoeding is voor de prestaties die Aventus voor derden levert. Daarmee dragen de opbrengsten bij aan dekking van de door Aventus gemaakte kosten en een efficiëntere benutting van de ongebruikte capaciteit. Voor de overige trajecten: Maatwerk BBL-reguliere trajecten, 3e leerweg en vooropleidingen ten behoeve van instroom mbo geldt dat de meerwaarde voor het bekostigd onderwijs is dat onze studenten makkelijker de weg kunnen vinden naar het reguliere mbo. Daarmee worden de studenten ondersteund om de stap makkelijk te maken en voorspoediger door hun opleiding te komen. Tot slot lesmaterialen voor de private sector, onze docenten die daarbij betrokken zijn betrekken opgedane kennis voor de lesmethoden die gegeven worden in het reguliere bekostigde onderwijs.

De private activiteiten 4 t/m 9 zijn allemaal ondergebracht in de organisatie zelf. De directeuren van de domeinen waar de activiteiten plaatsvinden zijn verantwoordelijk. Daarmee geeft Aventus ook vorm aan de juridische en organisatorische inbedding van deze activiteiten op de juiste plek in de organisatie. De baten en lasten zijn te onderscheiden in de administratie.